会议中心大堂布置
11日下午进驻后，即开始与会议中心联系第二天注册台和其它工作台的搭建和布置工作，并根据各个部门的要求，进行调整，为大坝会的召开营造了良好的气氛，也为各方面工作的开展提供了良好的条件。如二楼电脑服务区，原来计划只布置十台电脑，为大会代表提供免费电子邮件服务；后来网络中心提出增加工作区的面积，为其它两个兄弟网站的宣传报道工作提供方便，我们都给予了及时的解决，为大坝会丰富的网站报道出了一份力。
会场场地及设备
此次大会会期长、会场变更使用复杂、平行会场多，需要临时解决的问题也多。如15日各专业委员会会议，共有20余个会议室同时使用，分布于会议中心的三个不同楼层；有些会场临开会前又提出要使用投影仪、幻灯机、和电脑多媒体显示设备等。在技术组人员的大力配合下，迅速及时地进行了安排，保证了各个分会场会议的及时顺利进行。17日大坝会执委会会议，根据大坝会的传统，会场布置有很多具体的要求，如坐席安排、各个成员国的坐席前要有国旗等，会议的前一天晚上布置会场时，发现有些国家的国旗要临时制作，大家出主意、想办法，群策群力，一直工作到第二天凌晨，及时制作出了精美、逼真的国旗；17日大会开始后，又不断有成员国代表临时注册，赶往会场参加执委会，我们又及时制作出桌牌、国旗，调整坐席安排等，保证了会议的顺利进行。19日大会开始后，由于会议发言安排得很紧凑，会场使用的设备种类多，而会场又很大，讨论时代表发言又很踊跃，会议进行过程中，还要协助主席、秘书，发放、复印有关资料等。在会场服务的工作人员克服困难，一直坚守岗位，协助专题秘书，提供多方位的服务。工作虽然辛苦，但代表的一个肯定的微笑、一句赞许之辞对我们都是莫大的鼓励。
临时会场的安排
会议期间，不断有各国家委员会、区域委员会、公司提出使用会场的要求，我们在请示领导后，都给予了及时、周到的安排。如美洲国家委员会提出要使用一个20人左右的会场，但临时租用会场，经费又难于解决。经请示领导后，将会议安排在中午组委会的会议室进行，解决了他们的问题，又不影响组委会对会议室的使用需求。还有一些临时召集的小型会议，我们都建议代表在二楼的接待室进行，方便了代表，又节约了他们的费用。在安排会场的同时，我们还为代表打印、准备会场使用和会场变更的通知，为代表着想，尽量把工作做得周到、细致。
组委会办公室使用安排
进驻会议中心后，及时地把各个办公室，尤其是ICOLD官员的办公室布置好，除了满足他们提出的基本要求外，还为大家准备了必需的办公用品，体现了组委会的周到、细致的工作作风，得到了大坝会秘书长的称赞。对于会议期间各方人员提出的要求，也尽力和及时地给予解决
会议进行期间的其它工作
会议进行期间的一项工作就是间茶安排。我们于每次茶点时，都到各个会场外查看茶点进行情况，经与领导协商，调整下次茶点数量，在保证会议顺利进行、满足代表需求的同时，避免了浪费，节约了会议开支。
大会进行期间，每天都有不同的资料要发放，我们积极配合技术组，会议开始前，将当天需要发放的资料放置在会场进口处，使代表能及时得到有关会议资料，了解会议的进行情况。
会场组工作的特点就是就是要反应及时，手勤、脚勤、口勤，还要有细心和耐心，如大会进行时，在一个会场的工作人员有4至5人(有平行会场时更多)，大家都勤勤恳恳、自始至终坚守岗位，表现出了志愿者的奉献精神。会议讨论时，他们还要为发言代表递送话筒，开始时，大家还有些生疏，可很快就适应了这项工作，为会议的进行提供了良好的服务，得到了会议主持人的称赞。
作为这次会议的参加者，体会最深的一点就是，正是由于大家的团结协作、甘于奉献，更是由于其他组与我们组之间的积极配合和对我们的大力帮助，才使我们顺利地完成了这项富于挑战性的工作。
参加会场组的工作人员和志愿人员有：
高菁、陈晏育、徐泽平、王泽良、齐宏海、姜付仁、余昊峰、胡梦、王豪杰、彭文启、王怀宏、杨海