会务组工作汇报

汇报人：王连祥

    按组委会办公室的分工，会务组（以原外事办为主体）的主要工作为：代表注册、代表食宿、会议技术服务和会场服务。

    外事办从1998年上半年就介入了20届大坝会的准备工作，包括组织准备工作及技术考察旅游路线的查询。1999年我们同中国科协国际会议中心达成合作办会的协议。同时外事办开始承担会务工作，主要向国内外分寄会议二轮通知。2000年初会议中心人员参加外办工作，建议会议代表数据库，同时考察饭店，考察会场商谈各大型活动的方案预定宴会场所和交通等，1999年10月25日收到第一份外宾代表注册表，2000年2月建立数据库，4月份开始大量注册工作，到6月15日减费注册截止日期，有注册外宾代表328名。到开会时有824名代表，272陪同现场注册27名，已注册未到77人，实到人数774人，272名陪同人员。中宾代表第一位报名为2000年4月20日，到6月15日中宾报名45位。开会前注册代表253名，现场注册80名，共计326名，陪同19名，未到代表22名。

    会议开始后，会务组共72人，其中工作人员19人（水科院、水利学会、国电公司），志愿人员24人（水科院8人，院外单位16人），会议中心26人，外聘法语人员3人。分为8个组，注册组（外宾注册，中宾注册），接机交通组，饭店组，陪同旅游组，会场组，技术组，同传耳机组和综合组。会务组的工作作为会议会务的主体部分，全体工作人员和志愿人员尽职尽力同心协力，常常加班到深夜，不计条件，不计报酬，不讲本人原有的身份（硕士、博士、高级工程师等），服从工作需要和统一调配，参加会议的1400名代表从下飞机起，就受到我们接机组人员的迎接。接到注册台后，注册组办理入会的手续饭店组安排住宿，礼品箱包组发给一切会议资料。会场组安排每天各种会场需要和布置，而且这种需要经常反复多变，特别是出色的完成了几项大型重要活动的会场布置，包括17日执委会会议，18日面板坝会议，19日开幕式等。技术组为代表发言提供技术服务，为ICOLD秘书处和20多名专委会打印数十份会议文件，复印共五万余张。同传耳机组在开会期间坚守岗位，保证代表借用。会议中心派了7位人员负责外宾耳机借用，减轻了我们的人员压力。1200个耳机只丢失了一个，是开幕式发给VIP使用的70个，没有写借用条，只收回69个。

    综合组人员，负责解决代表的各种问题和要求，完成领导交给的各种紧急任务。此外帮助中国大坝委员会和国际大坝委员会，展售出版物，帮助ICOLD秘书处注册（FORM B和购书），医务人员为代表的伤病提供医务协助，护送去医院。22日晚宴赴人大会堂，会务组人员担当押车任务，当各位代表和其他工作人员入座以后，我们才陆续找位入座。会后护送代表回程。