汇报人：韩黎明
外宾注册的工作从年初的三月份开始， 直到9月22日会议闭幕为止。报名注册的外宾共有824名代表和272名陪同人员，实际到会人员有所减少。为了保证会议期间外宾注册工作的顺利进行，注册组的同志克服了各种困难，会前做了大量的准备工作。首先是大坝会数据库的建立。800多个代表，每个代表需输入100条记录到计算机，共输入8万多条记录，大部分在会前四十天完成。为了及时汇报参会报名情况，依托数据库制作了大量的报表，达110个以上。同时还要向各个单位提供及时更新的信息，并随时回答各种电话询问。
然后是会前与代表的联系工作。每位代表至少收到两封以上的email或fax对其注册进行确认。会前还要回复各类信件或邮件，每天达30封以上。总计处理的信件或邮件在3000封以上。同时，为了保证代表按时参会，在水利部国科司的支持下，共向参会代表发出签证邀请信500多份。在与代表进行联系的同时，因各种原因要对代表的数据做大量的更新，有的信息不全，有的临时修改，有的取消参会；有的是参加旅游的问题，有的是饭店预订的问题。每次代表数据的修改，都会牵涉到各方面的修改，如饭店预订、旅游预订、票证准备等。
此外，各类票证的准备工作繁复琐碎。共制作代表胸牌1100个以上，各种请柬、旅游票等达10000张，要分别装入每个代表的资料信封里。如果代表数据临时修改，还要重新制作，装入信封。
在会议期间，外宾注册组同志井井有条的工作保证了外宾有效及时地参加会议，14日注册高峰时，接待外宾300个以上。除此之外，注册组的同志还要随时随地地解答来宾的提出的各种问题。外宾注册台是代表们到达会场的第一站，代表如有疑问，第一个想到的就是来到注册台。因此，这里每天要面对大量的问题要处理，有的费时长，有的费时短。注册组的同志总是耐心热情地给予解答，既维护了组委会的利益，又体现出良好的形象。为了替代表分忧解难，有的同志甚至耽误了吃饭时间。直到会议闭幕的第二天，还在解决两位代表从会议开始就因信用卡拒付而不得不拖延的付款问题。高峰时为了归档整理并及时准确地提供代表到会的动态信息，有的同志只好熬夜加班。为了赶制最新的参会代表名单和把当天的帐目算清楚，甚至加班到凌晨2点。
大坝会的组织工作是一项巨大的系统工程，外宾注册的工作仅仅是其中的一小部分；为把这部分工作做好，注册组的同志任劳任怨，尽职尽责，牺牲了自己的时间，花费了大量的心血，保证了大会的圆满成功。